Минфин
СПЕЦПРОЕКТ
За что мы ненавидим работу с документами в офисе
Объясняем на гифках вместе с ABBYY FineReader
За что мы ненавидим работу с документами в офисе
Объясняем на гифках вместе с ABBYY FineReader
Осень — начало нового бизнес-сезона. Воспоминания об отпуске тают, а деловая активность набирает обороты. И мы понимаем, что не любим работать с документами в офисе. Что нас приводят в уныние стопки договоров, а заполненные от руки анкеты клиентов вызывают отчаяние. Что счета и квитанции, присылаемые в виде фотографий, сканов или ксерокопий, становятся проблемой и отравляют жизнь. «Минфин» вместе с ABBYY на простых примерах объясняет почему так происходит и что с этим делать.
Километры заполненных вручную таблиц! За что мне все это?!
Кошмар любого офисного сотрудника — подготовка к тендерам, сделкам и проектам. Ряды и столбики цифр в печатных брошюрах и непригодных для редактирования PDF-файлах вгоняют в депрессию и обрекают на часы непродуктивного кропотливого ручного труда. Но без этого не обойтись, когда требуется выполнить жизненно необходимые расчеты. И чем сложнее проект, тем больший объем информации приходится обработать, чтобы выдать партнерам адекватные цену, себестоимость работ, расчет прибыли. При этом все усилия могут пойти насмарку из-за механической ошибки.
«Попробуйте простой инструмент избавления вашей компании от ручного труда и неизбежных ошибок!»
Британская компания Balfour Beatty Rail, являющаяся лидером в сфере строительства железных дорог, столкнулась с теми же проблемами. Отдел компании, отвечающий за закупки и организацию тендеров, получал цены от многочисленных поставщиков в формате, непригодном для цифровой обработки. Массивы данных приходилось часами вручную вводить в электронные таблицы и только потом проводить расчеты. Это приводило к потере производительности и делало ошибки практически неизбежными.
Решение:
Компании порекомендовали внедрить решение с применением технологии оптического распознавания символов (OCR). Выбор был сделан в пользу ABBYY FineReader, как наиболее точного инструмента. Теперь любой документ можно быстро сохранить в цифровом виде, а данные без повторного ручного ввода использовать в программах для расчетов. Руководство компании подсчитало, что в результате работа с документами, которая ранее занимала не менее четырех часов, теперь выполняется за 10 минут!
“
Это не только повышает точность наших расчетов, но и позволяет быстро принимать решения, а следовательно, увеличить долю бизнеса, которую мы можем получить.
Результат:
искоренение ручного труда, ускорение и повышение качества обработки данных.
Разве тут можно что-то найти?! В печатных документах нет поиска!
Вам необходимо найти данные о сотрудниках? Или, может быть, срочно понадобились документы, оформленные с отдельным контрагентом? Или босс запросил дополнения к договорам с клиентом, подписанные несколько лет тому назад вашим предшественником? Если перед вами стоят большие несгораемые шкафы с документами или стеллажи с рядами цветных конторских папок, вам не позавидуешь! Остается запастись кофе и разбирать бумаги до ночи или…
Не хотите похоронить свой бизнес под тоннами архивных документов? Узнайте, как получить преимущество в работе с информацией!
В похожей ситуации оказалась Krigsman Partners, крупная австралийская фирма со штаб-квартирой в Мельбурне, которая оказывает юридические услуги и консультирует по вопросам налогообложения. Компания в силу своей специализации вынуждена работать с очень широким спектром документов, которые часто поступают в виде сканов, ксерокопий, фотографий, сделанных с помощью смартфона, и недоступных для редактирования PDF-файлов. На определенном этапе главной задачей для компании стало представление всего этого разнородного массива данных в едином формате, позволяющем хранить и редактировать документы, а главное — производить поиск по всей имеющейся базе.
Решение:
Krigsman Partners приобрела лицензию для каждого своего партнера и сделала ABBYY FineReader единым для компании инструментом работы с документами в формате PDF. Результат не заставил себя ждать. Ранее для сравнения и обнаружения различий в двух 40-страничных трастовых актах клиента за разные годы требовался целый рабочий день. Теперь же этот процесс занимает секунды. Более того, компания экономит до $1000 каждый раз, когда применяет новую технологию обработки и поиска для схожих задач.
Результат:
Экономия на зарплатах, внедрение инструмента мгновенного сравнения документов (в том числе объемных), преобразование архива бумажных документов (многим из которых более 30 лет) в электронный формат с возможностью мгновенного поиска и редактирования.
«Бумажная» работа в офисе препятствует переходу на удаленную работу!
Карантин научил нас, что удаленная работа — это безопасность и экономия времени. Но беда многих компаний в том, что они так и не перешли на электронный документооборот.
Многие важные документы, даже если хранятся в электронной форме, до сих пор представлены в формате, который не позволяет вести совместную удаленную работу. А договор в печатном виде и подавно не дает такой возможности! Так что приходится возвращаться в офис к принтеру, шредеру, лоткам для бумаг и комнате переговоров. Или…
Многие важные документы, даже если хранятся в электронной форме, до сих пор представлены в формате, который не позволяет вести совместную удаленную работу. А договор в печатном виде и подавно не дает такой возможности! Так что приходится возвращаться в офис к принтеру, шредеру, лоткам для бумаг и комнате переговоров. Или…
Узнайте, как организовать работу удаленных команд и автоматизировать все рутинные процессы с наибольшей выгодой для вашей компании!»
Решение:
Чаще всего программное обеспечение для распознавания текста ассоциируется у пользователей исключительно со сканированием документов. Но это далеко не все возможности современных PDF-решений. К примеру, FineReader PDF позволяет офисным сотрудникам работать напрямую с PDF-файлами и сканами так же просто и удобно, как и с текстовыми документами. Причем вне зависимости от источника, размера и способа создания файла. А это означает, что переход на «удаленку» и многопользовательский режим работы над документами теперь не проблема.
Результат:
Даже будучи в разных концах света, команда сотрудников получает возможность редактировать, сравнивать, комментировать и подписывать документы независимо от того, в каком формате они изначально были созданы или поступили в компанию.
Совместный спецпроект ABBYY и Минфин
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях
Финансы
Полезные страницы
© 2008-2020 ООО "МинфинМедиа". Код ЕГРПОУ: 35506859
Копирование и размещение материалов на других сайтах разрешается только с гиперссылкой вида: www.minfin.com.ua
Телефон: (044) 392-47-40
Звонок в пределах территории Украины со всех номеров операторов мобильной и городской связи по тарифам операторов
График работы: понедельник - пятница с 09:00 до 18:00
Юридический адрес: Украина, Киев, Вадима Гетьмана, 1-Б, 3 этаж
Копирование и размещение материалов на других сайтах разрешается только с гиперссылкой вида: www.minfin.com.ua
Телефон: (044) 392-47-40
Звонок в пределах территории Украины со всех номеров операторов мобильной и городской связи по тарифам операторов
График работы: понедельник - пятница с 09:00 до 18:00
Юридический адрес: Украина, Киев, Вадима Гетьмана, 1-Б, 3 этаж