Мінфін
СПЕЦПРОЄКТ

За що ми ненавидимо роботу з документами в офісі

Пояснюємо на гіфках разом з ABBYY FineReader
За що ми ненавидимо роботу з документами в офісі
Пояснюємо на гіфках разом з ABBYY FineReader
Осінь - початок нового бізнес-сезону. Спогади про відпустку тануть, а ділова активність набирає обертів. І ми розуміємо, що не любимо працювати з документами в офісі. Що нас приводять в зневіру стопки договорів, а заповнені від руки анкети клієнтів викликають розпач. Що рахунки і квитанції, що надсилаються у вигляді фотографій, сканів або ксерокопій, стають проблемою і отруюють життя. «Мінфін» разом з ABBYY на простих прикладах пояснює чому так відбувається і що з цим робити.

Кілометри заповнених вручну таблиць! За що мені все це?!

Кошмар будь-якого офісного співробітника - підготовка до тендерів, угод і проектів. Ряди і стовпчики цифр у друкованих брошурах і непридатних для редагування PDF-файлах вганяють у депресію і прирікають на години непродуктивної копіткої ручної праці. Але без цього не обійтися, коли потрібно виконати життєво необхідні розрахунки. І чим складніший проект, тим більший обсяг інформації доводиться обробити, щоб видати партнерам адекватні ціну, собівартість робіт, розрахунок прибутку. При цьому всі зусилля можуть зійти нанівець через механічну помилку.

«Спробуйте простий інструмент звільнення вашої компанії від ручної праці і неминучих помилок!»

Британська компанія Balfour Beatty Rail, яка є лідером у сфері будівництва залізниць, зіткнулася з тими ж проблемами. Відділ компанії, що відповідає за закупівлі та організацію тендерів, отримував ціни від багатьох наших продавців у форматі, непридатному для цифрової обробки. Масиви даних доводилося годинами вручну вводити в електронні таблиці і тільки потім проводити розрахунки. Це призводило до втрати продуктивності і робило помилки практично неминучими.
Рішення:
Компанії порекомендували запровадити рішення із застосуванням технології оптичного розпізнавання символів (OCR). Вибір був зроблений на користь ABBYY FineReader, як найбільш точного інструменту. Тепер будь-який документ можна швидко зберегти у цифровому вигляді, а дані без повторного ручного введення використовувати у програмах для розрахунків. Керівництво компанії підрахувало, що в результаті робота з документами, яка раніше займала не менше чотирьох годин, тепер виконується за 10 хвилин!
Це не тільки підвищує точність наших розрахунків, але і дозволяє швидко приймати рішення, а отже, збільшити частку бізнесу, яку ми можемо отримати.
Йорген Йонссон, Balfour Beatty Rail
Результат:
викорінення ручної праці, прискорення і підвищення якості обробки даних.

Хіба тут можна щось знайти?! У друкованих документах немає пошуку!

Вам необхідно знайти дані про співробітників? Чи, можливо, терміново знадобилися документи, оформлені з окремим контрагентом? Чи бос запитав доповнення до договорів з клієнтом, підписані декілька років тому вашим попередником? Якщо перед вами стоять великі вогнетривкі шафи з документами або стелажі з рядами кольорових конторських папок, вам не позаздриш! Залишається запастися кавою і розбирати папери до ночі або ...

Не хочете поховати свій бізнес під тоннами архівних документів? Дізнайтеся, як отримати перевагу в роботі з інформацією!

У схожій ситуації опинилася Krigsman Partners, велика австралійська фірма зі штаб-квартирою у Мельбурні, яка надає юридичні послуги та консультує з питань оподаткування. Компанія в силу своєї спеціалізації змушена працювати з дуже широким спектром документів, які часто надходять у вигляді сканів, ксерокопій, фотографій, зроблених за допомогою смартфона, і недоступних для редагування PDF-файлів. На певному етапі головним завданням для компанії стало представлення всього цього різнорідного масиву даних в єдиному форматі, що дозволяє зберігати і редагувати документи, а головне - проводити пошук у всій наявній базі.
Рішення:
Krigsman Partners придбала ліцензію для кожного свого партнера і зробила ABBYY FineReader єдиним для компанії інструментом роботи з документами у форматі PDF. Результат не змусив себе чекати. Раніше для порівняння і виявлення відмінностей у двох 40-сторінкових трастових актах клієнта за різні роки був потрібний цілий робочий день. Тепер же цей процес займає секунди. Більше того, компанія заощаджує до $1000. кожного разу, коли застосовує нову технологію обробки і пошуку для подібних завдань.
Результат:
Економія на зарплатах, впровадження інструменту миттєвого порівняння документів (в тому числі об'ємних), перетворення архіву паперових документів (багатьом з яких понад 30 років) в електронний формат з можливістю миттєвого пошуку та редагування.

«Паперова» робота в офісі перешкоджає переходу на віддалену роботу!

Карантин навчив нас, що віддалена робота - це безпека і економія часу. Але біда багатьох компаній в тому, що вони так і не перейшли на електронний документообіг.

Багато важливих документів, навіть якщо зберігаються в електронній формі, досі представлені у форматі, який не дозволяє вести спільну віддалену роботу. А договір в друкованому вигляді і поготів не дає такої можливості! Тож доводиться повертатися в офіс до принтера, шредера, лотків для паперів і кімнати переговорів. Або ...

Дізнайтеся, як організувати роботу віддалених команд і автоматизувати всі рутинні процеси з найбільшою вигодою для вашої компанії!

Рішення:
Найчастіше програмне забезпечення для розпізнавання тексту асоціюється у користувачів виключно зі скануванням документів. Але це далеко не всі можливості сучасних PDF-рішень. Наприклад, FineReader PDF дозволяє офісним співробітникам працювати безпосередньо з PDF-файлами і сканами так само просто і зручно, як і з текстовими документами. Причому незалежно від джерела, розміру і способу створення файлу. А це означає, що перехід на віддалену роботу і режим роботи над документами, що розрахований на багато користувачів, тепер не проблема.
Результат:
Навіть будучи в різних кінцях світу, команда співробітників отримує можливість редагувати, порівнювати, коментувати і підписувати документи, незалежно від того, в якому форматі вони спочатку були створені або надійшли в компанію.
Спільний спецпроєкт ABBYY та Мінфін

© 2008-2020 ТОВ "МiнфiнМедiа". Код ЕГРПОУ: 35506859
Копіювання і розміщення матеріалів на інших сайтах дозволяється тільки з гіперпосиланням виду: www.minfin.com.ua
Телефон: (044) 392-47-40
Дзвінок в межах території України з усіх номерів операторів мобільного та міського зв'язку за тарифами операторів
Графік роботи: понеділок - п'ятниця з 09:00 до 18:00
Юридична адреса: Україна, Київ, Вадима Гетьмана, 1-Б, 3 поверх